Come verificare l'affidabilità di un fornitore italiano prima di pagare

Per capire se un fornitore italiano è affidabile bastano sei controlli pubblici, tutti eseguibili in mezz'ora: che l'impresa esista e sia attiva al Registro delle Imprese, che non abbia procedure concorsuali in corso (liquidazione giudiziale, concordato preventivo), che l'ultimo bilancio depositato sia coerente con l'importo della fornitura, che non risulti carico di protesti, che la partita IVA sia valida e, per i lavori e i servizi, che il DURC sia regolare.

Il documento da cui partire è la visura camerale: certifica chi è l'impresa, chi la rappresenta e in che stato si trova. Sotto trovi i controlli in ordine di priorità, dove farli e come leggere i segnali di rischio.

I cinque controlli, in ordine di priorità

Controllo	Cosa dimostra	Dove si verifica
Esistenza e stato impresa	L'azienda è iscritta e attiva, non cessata o sospesa	Visura camerale (Registro Imprese)
Procedure concorsuali	Nessuna liquidazione giudiziale o concordato in corso	Visura camerale / Registro Imprese
Bilancio depositato	Patrimonio e indebitamento reggono l'importo della fornitura	Registro Imprese (solo società di capitali)
Protesti	Assenza di assegni o cambiali non pagati	Registro Informatico dei Protesti
Partita IVA	La P.IVA è esistente e attiva	Agenzia delle Entrate / VIES per l'estero
DURC	Regolarità contributiva verso INPS e INAIL	INPS / INAIL (DURC online)

I primi due si leggono entrambi sulla visura camerale, ed è il motivo per cui conviene iniziare da lì.

1. L'impresa esiste ed è attiva

La prima domanda non è "è brava" ma "esiste davvero, e oggi". Una visura camerale ordinaria riporta la denominazione esatta, la forma giuridica, la sede legale, il codice fiscale, la data di iscrizione e soprattutto lo stato dell'impresa: attiva, inattiva, sospesa, in scioglimento o cessata.

Un fornitore che fattura ma risulta "cessato" o "in liquidazione" è un segnale di allarme immediato. Verifica anche che la denominazione e la partita IVA in fattura coincidano con quelle in visura: una piccola differenza può nascondere un'omonimia o un soggetto diverso da quello con cui pensi di trattare.

2. Nessuna procedura concorsuale in corso

La visura segnala l'apertura di procedure concorsuali: liquidazione giudiziale (il vecchio fallimento), concordato preventivo, liquidazione coatta amministrativa. Trattare con un'impresa in queste condizioni significa rischiare che gli ordini non vengano evasi o che gli acconti versati finiscano nella massa passiva.

Per i contratti di fornitura continuativa conta anche la storia, non solo la fotografia di oggi. La visura camerale storica mostra l'intero percorso dell'impresa: cambi di compagine, sede, amministratori, trasferimenti d'azienda e procedure pregresse. Un'azienda che ha cambiato ragione sociale tre volte in due anni merita qualche domanda in più.

3. Il bilancio depositato regge l'importo

La visura dice se l'impresa esiste, non se può permettersi la fornitura. Quel dato sta nel bilancio, che ogni società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) deve depositare al Registro delle Imprese entro trenta giorni dall'approvazione, ai sensi dell'articolo 2435 del Codice civile. Il documento è pubblico: chiunque può ottenerlo, anche senza essere socio.

Nel bilancio depositato la voce che conta di più è il patrimonio netto, perché misura quanto resta davvero in azienda dopo le perdite e gli utili degli anni passati. Se è negativo, su una società di capitali, è il segnale più serio che si possa leggere senza l'aiuto di un consulente. Accanto al patrimonio netto guarda l'indebitamento verso banche e fornitori e il risultato degli ultimi esercizi disponibili.

Conta anche il bilancio che non c'è. Quando l'ultimo esercizio risulta non depositato, spesso dietro c'è una difficoltà già in corso, che in visura comparirà solo mesi dopo.

Il limite di questo controllo è la data. L'assemblea approva il bilancio entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, che diventano 180 nei casi previsti dall'articolo 2364 del Codice civile, e il deposito viene dopo. Il documento più recente che riesci a scaricare può quindi fotografare una situazione vecchia di oltre un anno: dice come stava l'azienda, non come sta. Su società di persone e ditte individuali il controllo non si può fare del tutto, perché non depositano il bilancio. I canali per ottenerlo sono in dove scaricare il bilancio di una società, mentre la lettura delle voci è spiegata in come si legge un bilancio riclassificato.

4. Protesti

Il protesto è la constatazione ufficiale del mancato pagamento di un assegno o di una cambiale. La presenza di protesti recenti a carico dell'impresa o dei suoi amministratori indica tensioni di liquidità. La consultazione avviene tramite il Registro Informatico dei Protesti, gestito dalle Camere di Commercio.

Un singolo protesto datato e poi pagato pesa meno di una serie ravvicinata di protesti recenti: guarda le date e gli importi, non solo la presenza del dato. Accanto ai protesti conviene leggere le pregiudizievoli di conservatoria, che segnalano ipoteche giudiziali e pignoramenti sul patrimonio immobiliare. La differenza fra i due dati e il modo di reperirli sono spiegati in come sapere se un'azienda ha protesti o pregiudizievoli.

5. Partita IVA valida

Controlla che la partita IVA sia esistente e attiva tramite il servizio dell'Agenzia delle Entrate. Per un fornitore di un altro Paese UE usa il VIES, che conferma se la partita IVA è abilitata alle operazioni intracomunitarie: un dato necessario per la corretta fatturazione senza IVA tra soggetti europei.

6. DURC regolare

Per chi acquista servizi, appalti o lavori, il DURC (Documento Unico di Regolarità Contributiva) attesta che il fornitore è in regola con i versamenti a INPS, INAIL e Cassa Edile. Un DURC irregolare segnala un'impresa che non paga i contributi dei propri dipendenti, spesso un sintomo precoce di difficoltà finanziaria. Per gli appalti pubblici il DURC regolare è un requisito di legge.

Qui c'è un limite che sorprende molti committenti: il DURC di un'altra impresa non è liberamente consultabile. L'interrogazione è riservata ai soggetti elencati dall'articolo 1 del DM 30 gennaio 2015, fra cui le stazioni appaltanti e le banche con delega, e un committente privato ordinario non vi rientra. La strada praticabile è chiedere al fornitore il proprio DURC in corso di validità, che dura 120 giorni dalla data della richiesta e che l'impresa ottiene gratuitamente. Chi è legittimato a richiederlo e come si legge un esito irregolare sono spiegati in cos'è il DURC e come si richiede.

Segnali di rischio da non ignorare

• Una sede legale che cambia spesso, o che coincide con un domicilio di comodo usato da decine di società.
• Un capitale sociale di un euro su forniture di importo elevato. Non è illegittimo, ma riduce le garanzie patrimoniali a zero.
• Amministratori già coinvolti in più imprese cessate o fallite, un dato leggibile dalla visura storica e dall'elenco delle cariche.
• Richiesta di acconti elevati su un primo ordine, da parte di un'impresa di cui non hai ancora verificato lo stato.
• Un bilancio che manca all'appello su una società di capitali, oppure un patrimonio netto negativo nell'ultimo depositato.

In che ordine procedere

1. Scarica la visura camerale e leggi stato impresa, procedure concorsuali, amministratori e sede.
2. Se la controparte è una società di capitali e l'ordine è di importo rilevante, scarica l'ultimo bilancio depositato e guarda patrimonio netto e indebitamento.
3. Verifica la partita IVA sul sito dell'Agenzia delle Entrate (VIES per l'estero).
4. Controlla i protesti se l'importo del contratto è significativo.
5. Chiedi al fornitore il DURC in corso di validità per servizi, appalti e lavori, e controlla la data dell'interrogazione.
6. Per forniture continuative, aggiungi la visura storica e valuta la coerenza nel tempo.

Per la procedura passo per passo su come ottenere il documento di partenza, vedi come ottenere una visura camerale online. Se hai dubbi su quale versione richiedere, la differenza è spiegata in ordinaria o storica: quale scegliere.

Domande frequenti

Basta la visura camerale per dire che un fornitore è affidabile? No. La visura dimostra esistenza, stato e governance dell'impresa, ed è il punto di partenza obbligato, ma non dice nulla sulla capacità di pagare o di consegnare. Quel giudizio si completa con il bilancio depositato, i protesti, la partita IVA e il DURC.

Come capisco se un fornitore ha le spalle per un ordine grosso? Leggi il patrimonio netto nell'ultimo bilancio depositato e confrontalo con il valore della fornitura. Il capitale sociale in visura non basta: è il valore nominale sottoscritto, non quello che resta oggi in azienda dopo perdite e utili accumulati.

Il fornitore è una ditta individuale e non trovo il bilancio. È normale. L'obbligo di deposito riguarda le società di capitali; ditte individuali e società di persone non depositano il bilancio, quindi su di loro non esiste un documento contabile pubblico. Restano visura, protesti, partita IVA e le pregiudizievoli.

Posso verificare un fornitore estero? Per i fornitori UE usa il VIES per la partita IVA. Per i dati societari ogni Paese ha un proprio registro delle imprese; le informazioni disponibili variano da Stato a Stato.

Quanto spesso conviene ripetere i controlli? Per un fornitore abituale, almeno una volta l'anno e prima di ogni contratto rilevante. Lo stato di un'impresa può cambiare nel giro di pochi mesi.

Posso chiedere io il DURC del mio fornitore? No, se sei un committente privato. L'interrogazione è riservata ai soggetti indicati dal DM 30 gennaio 2015. Chiedi all'impresa il documento in corso di validità.

Un DURC di tre mesi fa è ancora buono? Formalmente sì, perché la validità è di 120 giorni. Attesta però la regolarità alla data dell'interrogazione, non a quella in cui lo stai leggendo: su un contratto rilevante conviene farselo aggiornare prima del saldo.

Cosa faccio se la denominazione in fattura non coincide con la visura? Fermati prima di pagare. Verifica che il codice fiscale e la partita IVA corrispondano al soggetto in visura: la difformità può essere un errore formale, oppure il segno che stai pagando un soggetto diverso da quello con cui hai contrattato.

Fonti ufficiali

Lo stato dell'impresa, le procedure concorsuali, i bilanci depositati e i protesti provengono dal Registro delle Imprese e dal Registro Informatico dei Protesti, tenuti dalle Camere di Commercio con infrastruttura InfoCamere ai sensi dell'articolo 2188 del Codice civile. L'obbligo di deposito del bilancio per le società di capitali è fissato dall'articolo 2435 del Codice civile. La validità della partita IVA si verifica sul servizio dell'Agenzia delle Entrate, e quella dei soggetti intracomunitari sul VIES della Commissione europea. La regolarità contributiva è certificata dal Durc On Line disciplinato dal decreto interministeriale del 30 gennaio 2015.

Disclaimer

I contenuti hanno valore informativo e non costituiscono consulenza professionale: per la valutazione di un fornitore in operazioni rilevanti consultare un commercialista o un legale. Vedi disclaimer YMYL.