Come ottenere una copia di un atto notarile: le tre strade

L'originale di un atto notarile non esce mai dallo studio: resta nella raccolta del notaio che l'ha ricevuto, e quello che circola sono le copie. Per ottenerne una ci sono tre strade, e quale sia praticabile dipende da un fatto solo: dove si trova oggi quell'originale.

Se il notaio è ancora in esercizio, la copia si chiede a lui. Se ha cessato, la raccolta è passata all'archivio notarile distrettuale del suo distretto e la richiesta va lì. Se l'atto riguarda un immobile ed è stato trascritto nei registri immobiliari, esiste una terza strada che non passa per il notaio: la copia del titolo depositato presso i Servizi di pubblicità immobiliare dell'Agenzia delle Entrate.

La terza è quella che sblocca i casi difficili, perché è l'unica aperta anche a chi non era parte dell'atto.

Le tre strade a confronto

Dove si chiede	Quando è la strada giusta	Chi può richiederla
Notaio rogante	Il notaio è in esercizio e conosci il suo nome	Le parti, gli eredi, gli aventi causa
Archivio notarile distrettuale	Il notaio è deceduto, in pensione o trasferito	Le parti, gli eredi, gli aventi causa
Servizi di pubblicità immobiliare	L'atto è stato trascritto (compravendite, donazioni, mutui, divisioni)	Chiunque: i registri immobiliari sono pubblici

La differenza sulla colonna di destra è sostanziale. La legge notarile riserva il rilascio delle copie alle parti dell'atto e a chi succede nella loro posizione, quindi un vicino, un potenziale acquirente o un creditore non ottengono nulla dal notaio. I registri immobiliari seguono la logica opposta: esistono per rendere conoscibili a chiunque le vicende dei beni immobili, e l'accesso non è subordinato a un interesse da dimostrare.

Quale copia ti serve

Chiedere "una copia" senza specificare è il modo più rapido per ricevere il documento sbagliato.

Tipo	Cos'è	A cosa serve
Copia autentica (conforme)	Riproduzione integrale con attestazione di conformità all'originale	Uso legale, banche, uffici pubblici, giudizio
Copia semplice o libera	Riproduzione senza attestazione	Leggere il contenuto, controlli interni, ricostruzioni
Copia esecutiva	Copia autentica munita della formula esecutiva	Avviare un'esecuzione forzata sulla base dell'atto
Estratto	Riproduzione autenticata di una parte sola dell'atto	Quando serve una clausola specifica, non tutto il rogito

La copia esecutiva ha una regola sua: si rilascia una volta soltanto alla parte a favore della quale l'atto è titolo esecutivo, e per ottenerne un'altra serve un provvedimento del giudice. È il motivo per cui una banca la custodisce con attenzione diversa dal resto del fascicolo.

Per la maggior parte degli usi pratici, dalla pratica di successione alla verifica di una servitù, la copia autentica è quella corretta. La copia semplice basta quando devi solo leggere cosa dice l'atto.

Se non sai chi era il notaio

È la situazione più comune quando l'atto è vecchio o quando stai lavorando su un immobile che non hai comprato tu. La risposta sta nella nota di trascrizione.

Ogni atto trascritto genera una nota che riporta i dati identificativi della formalità: registro generale, registro particolare, anno, ufficio di competenza, e gli estremi del titolo, cioè il notaio rogante, il numero di repertorio e la data. Quella nota si legge con un'ispezione ipotecaria sull'immobile, che restituisce l'elenco delle formalità pubblicate sul bene.

Il percorso è quindi in due tempi: prima l'ispezione per ricavare gli estremi, poi la richiesta della copia del titolo con quegli estremi alla mano. Se dell'immobile hai solo l'indirizzo, il passaggio ancora precedente è la visura catastale, che ti dà foglio, particella e subalterno, cioè le coordinate con cui si interroga la Conservatoria.

La copia di un atto notarile trascritto si richiede proprio con questi riferimenti: registro generale, numero particolare, anno e ufficio. Se non hai mai letto un elenco di formalità, la guida su cos'è l'ispezione ipotecaria spiega come orientarti fra trascrizioni, iscrizioni e annotazioni.

Cosa preparare prima della richiesta

Una richiesta completa si evade al primo passaggio. Una incompleta torna indietro con una domanda di integrazione. Prima di scrivere al notaio, all'archivio o all'ufficio, raccogli questi dati.

1. Il tipo di copia che ti serve (autentica, semplice, esecutiva o estratto) e l'uso che ne farai.
2. Gli estremi dell'atto: nome del notaio, data e, se lo hai, numero di repertorio. Per i registri immobiliari servono invece registro generale, registro particolare, anno e ufficio.
3. La prova del tuo diritto a chiederla. Al notaio e all'archivio devi dimostrare di essere parte, erede o avente causa, quindi un documento d'identità e, per gli eredi, la documentazione della successione.
4. I dati catastali dell'immobile, se la ricerca parte dal bene e non dall'atto.
5. Come vuoi riceverla: ritiro allo sportello, spedizione o invio telematico, dove l'ufficio lo prevede.

Il passaggio che rallenta più spesso è il secondo. Se gli estremi mancano, ricavali prima con l'ispezione: quanto costa e cosa restituisce lo trovi nella guida sul costo della visura ipotecaria.

Cosa succede agli atti dei notai cessati

Quando un notaio muore, va in pensione o si trasferisce, i suoi atti e i suoi repertori vengono depositati nell'archivio notarile distrettuale, che ha sede in ogni capoluogo di distretto notarile. L'archivio li conserva per cento anni e nel frattempo rilascia copie, estratti e certificati esattamente come farebbe il notaio.

Superato il secolo gli atti passano agli Archivi di Stato e diventano materiale d'archivio storico, consultabile con le regole della ricerca documentale. Per un rogito degli anni Sessanta o Settanta la strada resta l'archivio notarile; per un atto ottocentesco si guarda all'Archivio di Stato competente.

Un caso a parte sono i testamenti: l'esistenza di un testamento pubblico o segreto si verifica interrogando il Registro generale dei testamenti, tenuto dall'Archivio notarile centrale, che dice se un testamento esiste e presso chi, non cosa contiene.

Costi e tempi

Le voci di spesa sono tre e vanno tenute distinte, perché confonderle porta a preventivi che sembrano incoerenti.

L'onorario è quello che spetta al notaio per l'attività di rilascio, e varia. Il diritto di copia è la somma dovuta all'archivio notarile o all'ufficio, calcolata sul numero di pagine. L'imposta di bollo si applica alle copie dichiarate conformi secondo la tariffa allegata al D.P.R. 642/1972, nella misura di 16 euro ogni quattro facciate: un rogito di venti facciate ne assorbe cinque, e su un atto lungo questa voce supera spesso tutte le altre. Le copie semplici restano fuori dal bollo, perché conformi non sono.

Sui tempi, una copia richiesta al notaio che ha l'originale in studio si ottiene in pochi giorni. L'archivio notarile ha tempi da ufficio pubblico, che dipendono dal distretto e dall'annata da recuperare. La copia del titolo dai registri immobiliari segue i tempi della Conservatoria competente, con differenze marcate tra ufficio e ufficio.

Domande frequenti

Ho perso il rogito di casa mia. Rischio qualcosa sulla proprietà? No. La proprietà si acquista con l'atto e si rende opponibile ai terzi con la trascrizione, entrambe cose già avvenute e indipendenti dal foglio di carta che tieni in casa. La copia si rifà quando serve.

Posso chiedere la copia del rogito di un immobile che sto per comprare? Al notaio del venditore no, perché non sei parte né avente causa. Ai registri immobiliari sì, se l'atto è trascritto. È la ragione per cui questa strada è quella usata nelle verifiche pre-acquisto e nelle ricostruzioni della catena dei passaggi di proprietà.

Il notaio può rifiutarsi di darmi una copia? Deve rilasciarla a chi ne ha diritto secondo la legge notarile. Il rifiuto legittimo riguarda chi quel diritto non ce l'ha, non il merito della richiesta.

Quanto indietro nel tempo si può andare? Fino a cento anni con l'archivio notarile distrettuale. Oltre, con l'Archivio di Stato. Sulla trascrizione il limite pratico è diverso: l'informatizzazione dei registri immobiliari copre gli anni recenti, mentre per le formalità più antiche la ricerca in alcuni uffici resta su base cartacea.

Serve il codice fiscale del notaio o il numero di repertorio? Al notaio basta indicare l'atto per data e parti. All'archivio notarile servono nome del notaio e data, e il repertorio accelera. Ai registri immobiliari servono invece gli estremi della formalità, non quelli del repertorio.

Mi serve la copia del rogito per vendere casa. Quale chiedo? Di solito la copia autentica del titolo di provenienza, che il notaio del nuovo atto usa per ricostruire la storia del bene. Molti notai la recuperano direttamente dai registri immobiliari, quindi conviene chiedere prima a lui cosa ha già in mano. Per le altre verifiche prima del rogito vedi cosa controllare prima di comprare casa.

Un atto non trascritto si può recuperare dalla Conservatoria? No. Nei registri immobiliari finiscono solo gli atti soggetti a trascrizione, cioè quelli che incidono su diritti reali immobiliari. Una procura, un mutuo chirografario o una scrittura autenticata su beni mobili non stanno lì: per quelli le strade restano il notaio e l'archivio.

Fonti ufficiali

Il regime delle copie, degli estratti e dei certificati notarili, insieme al deposito degli atti dei notai cessati, è disciplinato dalla legge 16 febbraio 1913 n. 89 sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili. Il Ministero della Giustizia descrive compiti e sedi degli archivi notarili distrettuali. La consultazione dei registri immobiliari e il rilascio di copie delle note e dei titoli fanno capo ai Servizi di pubblicità immobiliare dell'Agenzia delle Entrate, secondo le norme sulla trascrizione contenute nel codice civile. L'imposta di bollo sulle copie conformi segue la tariffa allegata al D.P.R. 26 ottobre 1972 n. 642.

Disclaimer

I contenuti hanno valore informativo e non costituiscono consulenza legale o notarile. Per la scelta del tipo di copia da richiedere e per gli effetti dell'atto nel caso concreto rivolgersi a un notaio o a un avvocato. Vedi disclaimer YMYL.