Come conservare a norma le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche vanno conservate per dieci anni in un sistema che ne garantisca integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità nel tempo. Non basta salvare i file XML su un disco o in una cartella cloud: la conservazione a norma è un processo definito, che si chiude con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi su un pacchetto di archiviazione. Il termine per portarla a termine è di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi dell'anno di riferimento.

Ci sono tre modi per assolvere l'obbligo. Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate copre tutte le fatture transitate dal Sistema di Interscambio e le tiene per quindici anni, ma va attivato con un'adesione esplicita e lascia scoperto tutto ciò che dallo SDI non passa.

Archiviazione e conservazione non sono la stessa cosa

È la confusione che genera più contestazioni in verifica.

L'archiviazione è tenere i file da qualche parte, in modo ordinato. Non produce effetti giuridici e non soddisfa nessun obbligo fiscale. La conservazione a norma è un processo disciplinato dagli articoli 43 e 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID sul documento informatico, in vigore dal 1° gennaio 2022: i documenti vengono raccolti in pacchetti di archiviazione, corredati dei metadati previsti, sigillati e marcati temporalmente, con un indice che consente di dimostrare in qualsiasi momento che quel file è lo stesso di allora.

Una cartella di XML su un NAS, per quanto ordinata e ridondata, non dimostra nulla di tutto questo.

Nemmeno una marca temporale apposta sul singolo file basta. La marca dà una data certa a quel documento, ma non costruisce il pacchetto, l'indice e il manuale che la conservazione richiede. Come funziona e quando serve davvero è spiegato nella guida su come funziona la marca temporale.

Cosa va conservato e per quanto

Documento	Obbligo	Durata
Fattura elettronica emessa (XML)	Conservazione a norma	10 anni
Fattura elettronica ricevuta (XML)	Conservazione a norma	10 anni
Note di variazione (credito e debito)	Conservazione a norma	10 anni
Ricevute e notifiche dello SDI	Non obbligatoria ai fini fiscali, utile come prova dell'invio	A discrezione
Fatture da soggetti esonerati, ricevute in formato analogico	Conservazione secondo le regole ordinarie	10 anni

I dieci anni discendono dall'articolo 2220 del Codice civile e dall'articolo 39 del DPR 633/1972. Il termine si conta dall'ultima registrazione, quindi in pratica dalla chiusura dell'esercizio a cui il documento si riferisce.

Il formato da conservare è l'XML originale, quello che è transitato dallo SDI. La copia di cortesia in PDF che molti gestionali generano per leggere la fattura non ha rilevanza fiscale e non sostituisce il file firmato.

Le tre strade

Strada	Costo	Cosa copre	A chi conviene
Servizio dell'Agenzia delle Entrate	Gratuito	Solo fatture e note transitate dallo SDI	Partite IVA che fatturano esclusivamente via SDI
Conservatore esterno	A canone o a volume	Tutti i documenti fiscali e non, con manuale e SLA	Chi ha anche documenti fuori SDI o volumi rilevanti
Conservazione in proprio	Costo interno	Quello che il tuo sistema è in grado di gestire	Organizzazioni strutturate con competenze interne

La terza strada è quella che si sottovaluta più spesso. Conservare in proprio significa dotarsi di un sistema conforme alle Linee guida AgID, adottare un manuale della conservazione, nominare un responsabile e garantire l'esibizione in caso di controllo. È una scelta organizzativa, non un'installazione software.

Il servizio gratuito dell'Agenzia: cosa copre e cosa no

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione la conservazione a norma senza costi nel portale Fatture e Corrispettivi, all'interno dell'area riservata.

Ed è qui che si sbaglia più spesso: il servizio non è automatico. Le fatture sono visibili nel portale anche senza fare nulla, ma la conservazione parte solo dopo aver sottoscritto l'accordo di servizio, in una sezione dedicata dell'area riservata. Chi ha sempre visto le proprie fatture nel portale e ha dedotto di essere in regola, in molti casi non lo è.

Cosa sapere prima di affidarsi solo a questo canale:

• Le fatture conservate restano disponibili per quindici anni, anche dopo la chiusura della partita IVA.
• Il perimetro si ferma alle fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SDI. Restano fuori le fatture cartacee ricevute da soggetti esonerati, i documenti transfrontalieri gestiti fuori SDI, i registri IVA, i libri sociali e le scritture contabili.
• Non serve che la fattura sia firmata digitalmente.
• L'adesione recupera anche le fatture già transitate prima della sottoscrizione, con un limite: la data indicata non può essere anteriore al primo gennaio del secondo anno precedente.
• Dal portale si gestiscono l'esibizione dei documenti conservati, l'export e la revoca del servizio.

Come aderire, passo per passo

1. Entra nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi con SPID, CIE o CNS.
2. Apri la sezione dedicata alla conservazione con il link "Accedi alla sezione conservazione".
3. Leggi il Manuale del servizio di conservazione e l'Accordo di servizio.
4. Indica, se ti serve, la data da cui recuperare le fatture già transitate dallo SDI. Non può essere anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente quello dell'adesione.
5. Sottoscrivi l'accordo.

Se al punto 4 non indichi nessuna data, la conservazione parte dalle fatture inviate allo SDI dal giorno successivo all'adesione. Tutto quello che è transitato prima resta fuori, e va recuperato con una data retroattiva finché la finestra lo consente.

Chi emette poche fatture e nient'altro può fermarsi qui. Chi riceve anche un solo documento fuori SDI ha bisogno di una seconda soluzione per quella parte, perché l'obbligo di conservazione riguarda tutti i documenti fiscali, non solo quelli comodi.

Se emetti fatture in modo occasionale, l'invio di una fattura elettronica singola include la conservazione decennale del documento trasmesso. La procedura di invio, con i termini e i codici di scarto, è nella guida su come inviare una fattura elettronica allo SDI.

Entro quando

Il termine è fissato dall'articolo 3 del decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, che rinvia all'articolo 7, comma 4-ter, del decreto legge 357/1994: la conservazione va completata entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale. L'Agenzia ha chiarito che il riferimento è al termine della dichiarazione dei redditi, anche per i documenti rilevanti ai fini IVA.

Anno d'imposta	Termine dichiarazione redditi	Conservazione da completare entro
2024	31 ottobre 2025	31 gennaio 2026
2025	31 ottobre 2026	31 gennaio 2027

Le date della dichiarazione possono essere spostate da proroghe, e il termine di conservazione si sposta di conseguenza. La verifica va fatta sul calendario fiscale dell'anno, non sulla regola generale.

Il responsabile della conservazione e il manuale

Le Linee guida AgID prevedono la nomina di un responsabile della conservazione per le pubbliche amministrazioni e per i soggetti privati tenuti per legge a conservare documenti. È una figura di governo del processo: definisce le politiche e risponde della corretta esibizione dei documenti.

Le attività operative possono essere affidate a un conservatore esterno, ma la responsabilità resta in capo al soggetto obbligato. Conviene tenerlo presente quando si firma il contratto con un fornitore: l'esternalizzazione sposta il lavoro, non l'obbligo.

Il secondo documento richiesto è il manuale della conservazione, che descrive organizzazione, soggetti coinvolti, modello operativo, architetture e misure di sicurezza. Chi si affida a un conservatore riceve il manuale del fornitore e vi allega la parte che descrive il proprio processo.

Per verificare che un fornitore sia qualificato c'è l'elenco pubblicato da AgID. I conservatori non iscritti nel Cloud Marketplace richiedono, per le amministrazioni, la trasmissione del contratto ad AgID entro trenta giorni.

Cosa si rischia

L'articolo 9, comma 1, del D.Lgs. 471/1997 punisce chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili e i documenti obbligatori con una sanzione amministrativa da 1.000 a 8.000 euro.

La misura può essere ridotta fino alla metà del minimo quando le irregolarità sono di scarsa rilevanza, e raddoppia se nell'esercizio vengono accertate evasioni di imposte dirette e IVA complessivamente superiori a 50.000 euro.

C'è poi un effetto meno visibile e spesso più costoso: un documento non conservato a norma può essere disconosciuto in sede di verifica, con la perdita della detrazione IVA o della deduzione del costo collegato.

Gli errori più frequenti

Errore	Perché è un problema
Aver visto le fatture nel portale e non aver mai firmato l'accordo di servizio	Il portale mostra, non conserva: senza adesione la conservazione non è mai partita
Conservare la copia di cortesia in PDF invece dell'XML	Il documento fiscale è l'XML, il PDF non lo sostituisce
Ignorare le fatture ricevute fuori SDI	Restano soggette all'obbligo, ma il servizio dell'Agenzia non le prende
Cambiare gestionale senza esportare l'archivio conservato	Il fornitore precedente non è tenuto a mantenerlo oltre il contratto
Cessare la partita IVA e chiudere tutto	L'obbligo decennale sopravvive alla cessazione dell'attività

L'ultima riga vale anche al contrario, e in positivo: le fatture portate in conservazione dall'Agenzia restano disponibili per quindici anni anche dopo la chiusura della posizione IVA.

Domande frequenti

Il servizio dell'Agenzia parte da solo quando emetto una fattura? No. Serve sottoscrivere l'accordo di servizio nell'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Prima di quella firma le fatture sono consultabili ma non conservate a norma.

Devo conservare anche le ricevute dello SDI? Non è obbligatorio ai fini fiscali. Conservarle resta utile perché documentano la data di trasmissione e l'esito, che sono gli elementi da esibire se l'emissione viene contestata.

Basta salvare gli XML su un disco esterno o su un cloud? No. Manca tutto ciò che rende la conservazione opponibile: metadati, pacchetti di archiviazione, sigillo e riferimento temporale. È archiviazione, non conservazione.

Il commercialista conserva già tutto per me? Solo se è stato incaricato di farlo e il servizio è previsto nel mandato. Molti studi gestiscono la trasmissione senza includere la conservazione. Conviene chiederlo per iscritto e farsi indicare il conservatore.

La fattura deve essere firmata digitalmente per essere conservata? No. La firma digitale è obbligatoria solo per le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Il servizio di conservazione dell'Agenzia non la richiede.

Se cambio fornitore di conservazione perdo lo storico? Non se lo esporti prima. Il diritto all'export va verificato nel contratto insieme al formato di uscita, perché un archivio esportato in un formato proprietario è difficile da riversare altrove.

Chi risponde se il conservatore sbaglia? Verso il Fisco risponde il soggetto obbligato. Il rapporto con il fornitore è contrattuale e vale tra le parti, ma non sposta la responsabilità fiscale.

Fonti ufficiali

Il processo di conservazione è disciplinato dagli articoli 43 e 44 del Codice dell'Amministrazione Digitale e dalle Linee guida AgID sul documento informatico, applicabili dal 1° gennaio 2022. I termini per i documenti fiscali sono nell'articolo 3 del DM 17 giugno 2014. Il servizio gratuito e le sue condizioni sono descritti dall'Agenzia delle Entrate nella guida alla fatturazione elettronica e nelle relative FAQ. L'elenco dei conservatori qualificati è pubblicato da AgID. La sanzione è nell'articolo 9, comma 1, del D.Lgs. 471/1997.

Disclaimer

Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza fiscale. Termini di conservazione, perimetro dei documenti obbligatori e adempimenti collegati vanno verificati con il proprio commercialista rispetto al caso concreto, in particolare quando l'attività genera documenti che non transitano dal Sistema di Interscambio. Vedi il disclaimer YMYL.